Vi har pratat med Emma Björkman, marknadschef och effektivitetsjunkie. Hon har gett oss sina bästa tips för att planera och strukturera sin dag. ”Jag har ju små barn och bor dessutom bor en bit utanför stan så det är oerhört viktigt för mig att vara strukturerad med min tid för att hinna allt innan det är dags för hämtning. Jag blir dessutom lätt stressad om jag känner att jag har dålig överblick över mitt arbete”
Nedan har Emma fått lista sina viktigaste nycklar till ett effektivt liv och några verktyg man kan använda för att nå dit.
Planera
Sätt en grov plan för när, var & hur dina aktiviteter skall genomföras och jobba sedan efter planen.
Jag har varit en flitig användare av kalendern i mobilen och datorn för allt ifrån kortare möten till mina to-dos under dagen. Däremot har jag märkt att det passar mig bättre med en fysisk kalender, sånt man skriver ned för hand kommer hjärnan ihåg bättre. Jag kan nästan komma ihåg bilden av min vecka i kalendern och vet att ”det var ju något på onsdagen”.
Det viktiga är ju att hitta ett sätt som passar för just DIG. Och att ALLT ska in! Då är det dessutom lättare att veta hur man ska planera sin tid. Se till att alla mailkorgar är synkade med kalendern i telefonen.
Vill man ändå använda kalndern digitalt tycker jag inte att iPhones kalender är superbra för att få en överblick.
Jag gillar istället dessa 2:
Fantastical 2
Calendars 5
ToDo – listor
Ja, det låter ju klyshigt, men det är det enda sättet att verkligen hålla koll på allt som ska göras. Jag använder även här min kalender som en to-do lista, men några bra digitala listverktyg man kan använda är:
CARROT To-Do
Gör dina uppgifter till ett spel, tro mig, du vill ta dina poäng med denna app.
Calendars 5
Finns för både iOS och Mac. Tydlig struktur och lätt att schemalägga aktiviteter.
OmniFocus
En helt otrolig app för att hålla koll på sitt liv. Speciellt om man är en person som har många ”bollar i luften”!
Rensa
När en uppgift är avklarad är det magiskt skönt att stryka över den, eller arkivera den om du jobbar digitalt. Men, ta inte bort den helt, det är också ganska skönt att se hur mycket du faktiskt har fått gjort. Om man använder sin mail som to-do kan det vara bra att ha ett verktyg för att hålla koll på mailen, kolla in dessa.
Spark
Dra inte ut på saker
Hitta ett system för att prioritera dina uppgifter. Sånt som kan göras direkt är det bara att göra, vissa uppgifter kanske behöver delas in i mindre uppgifter osv. Viktigast är att du hinner beta av listan, inte att du gör en lista… Jag brukar tänka såhär:
Jag har också ett boktips faktiskt, en bok av David Allen som blivit smått ikonisk i ämnet:
Få det gjort
Fokusera
Hjärnan är inte byggd för att göra flera saker samtidigt. Fokusera på en uppgift i taget. Jobbar man i öppet landskap som de flesta gör nuförtiden så kan det vara svårt för det är så lätt att springa förbi och slänga iväg en fråga om något som kanske kommer att ta dig från din uppgift i någon sekund. Be kollegan sms:a, lägga en lapp eller maila vad det gäller så du kan komma ihåg eller återkomma när det passar. Finns inga appar för det här, men låt det gärna ligga en hög post-its på skrivbordet bredvid dig så det är enkelt.
Ett sätt att hålla koncentrationen på max är den sk ”Pomodoro” tekniken. Den kan du läsa mer om här.
